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【遴选公牍写作技巧】关于通知文种写作的六个常见问题

时间:2022-11-20 00:24作者:m6米乐App官网下载安卓版

本文摘要:在党政机关、企事业单元所使用的公牍中,通知是发文数量最多、使用频率最高的一个文种,出现出作者的广泛性、内容的晓谕性,用途的多样性以及使用的频繁性等特性。从实际情况来看,无论是公牍写作研究领域还是公牍写作实践中,对这一文种的写作与使用还存在一些问题,直接影响了通知的行文目的及效用,也倒霉于通知文种的规范化,因此,很有须要予以澄清。

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在党政机关、企事业单元所使用的公牍中,通知是发文数量最多、使用频率最高的一个文种,出现出作者的广泛性、内容的晓谕性,用途的多样性以及使用的频繁性等特性。从实际情况来看,无论是公牍写作研究领域还是公牍写作实践中,对这一文种的写作与使用还存在一些问题,直接影响了通知的行文目的及效用,也倒霉于通知文种的规范化,因此,很有须要予以澄清。一、关于通知文种的行文偏向问题凭据《党政机关公牍处置惩罚事情条例》的划定表述,通知“适用于公布、转达要求下级机关执行和有关单元周知或者执行的事项,批转、转发公牍。

”由此可见,通知具有承接上下、联系内外等多方面的作用,在绝大多数情况下,通知适用于“公布、转达要求下级机关执行”的事项,显然是作为下行文来使用的;但有时又会公布、转达要求“有关单元周知或者执行的事项”,向不具有隶属关系的单元见告某一事项,诸如启用新的印章、建立或打消某一机构等等,也可用通知来行文。这样,在公牍写作理论界中多数人将通知界定为下行文的看法是不够全面的,没有完整准确地明白和掌握公牍法例的划定精神。

因此可见,通知既可以用于公布、转达要求下级机关执行的事项,也可以向有关机关(主要是不相隶属机关)见告相关事项,具有公布、转达和见告的作用;既可以用于批转下级机关的公牍,也可以用于转发上级机关和不相隶属机关的公牍,因而又具有“桥梁”和“纽带”的作用。二、关于几个相近易混术语的区分问题在通知的写作中,要经常涉及“印发”“公布”“批转”“转发”几个相近易混的术语,在实际使用历程中往往容易被人们弄混。值得注意的是,“印发”仅适用于机关或单元内部行文,例如《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈党政机关公牍处置惩罚事情条例〉的通知》;而“公布”则适用于对社会公然,例如《国务院关于公布〈医疗事故处置惩罚措施〉的通知》;这种印发、公布性通知也可合称宣布性通知,与“宣布令”类似,只是在内容的重要水平上有所区别。使用“宣布令”行文,其所涉及的内容事项往往更为重要诸如宣布某一执法等,但仅从功效上看,二者之间差异甚微。

“批转”适用于“上对下”,例如《国务院批转民政部关于进一步增强生产救灾事情的陈诉的通知》。被批转的下级机关的来文通常是以“请示”“陈诉”“意见”“方案”等文种,而以“陈诉”和“意见”为最多;而转发则适用于“下对上”或者“平对平”,例如《国务院办公厅转发公安部 交通运输部关于推进灵活车驾驶人培训考试制度革新意见的通知》等即属于此种情形。下转上的来文文种一般是“通知”,这种转发文件的特点体现为“以通知转通知”。

例如《××市人民政府转发××省人民政府关于增强社会治安综合治理事情的通知》。“平转平”即不相隶属机关之间相互转发来文的情况相对比力庞大,既有“通知”,也有“函”,特别是“平转平”的来文至今又泛起“请示”“陈诉”及“意见”等,这是由于有些下级部门呈送给上级机关的“请示”“陈诉”及“意见”,按理说上级机关应当加以批转,但事实上并未以整个机关的名义加以批转,而是授权给机关的综合服务机构即以办公厅或办公室的名义转发下去,由于办公厅(室)与相关职能部门之间属于平级机关,故只能使用“转发”而不使用“批转”,这是转发性通知中一种特别现象。例如《国务院办公厅转发建设部关于进一步清理整顿房地产开发公司意见的通知》即属于此种情形。

三、关于能否使用通知来宣布法例、规章以及人事任免事项的问题以前,在1993年11月国务院办公厅印发的《国家行政机关公牍处置惩罚措施》中曾经明确划定通知能够具有“宣布法例和规章”“任免和聘用干部”的职能,厥后到2000年8月国务院公布《国家行政机关公牍处置惩罚措施》时将此种表述取消;2012年中办和国办团结印发的《党政机关公牍处置惩罚事情条例》中仍然没有将其列入。因此,实践中,有人认为,《党政机关公牍处置惩罚事情条例》中没有赋予通知“公布法例、规章”以及“任免、聘用干部”的功效,因此不能使用。

这属于对公牍法例的机械、片面的明白,法例中没有划定的并不即是实践中绝不行用,况且《条例》自己即以通知文种来印发,就是很好的例证。相应地诸如宣布有关人事任免的事项等,显然也要用通知来行文。由此观之,全面、准确地明白和掌握公牍法例的划定精神,制止片面化和机械化,是公牍写作研究领域和实际操作中一个不容忽视的重要问题。

四、关于转文性通知标题的拟制问题此类通知包罗批转性通知和转发性知。其中前者是用于批转下级机关的公牍,后者是用于转发不相隶属机关的公牍。与前述印发、公布类通知相同,此类通知均作为“文件头”来使用,接纳复体行文的方式,将被批转、转发的工具运载出来。值得注意的是,此类通知的正文部门的写法通常较为简朴,往往接纳“篇段合一”的方式,即一篇通知的正文部门就是一个自然段,甚至往往仅是一句话。

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但其标题的写作却有一定的难度,因为在拟写时经常要涉及对被批转或者被转发的原文标题的引用,因此往往容易导致标题字数过多,排列起来较为冗长杂乱,繁琐累赘,令人生厌。实践中经常见到类似“一字长蛇阵”式的公牍标题,主要就见之于此类标题的拟制,这种现象,倒霉于公牍写作的规范化。例如《××区财政局关于转发〈××市财政局关于转发××市人民政府〈关于在全市财政系统中开展文明服务创先争优运动的通知〉的通知〉的通知》,内容拉杂冗长,令人生厌。

如何简化此类通知的标题,实践中不少公牍写作人员感应十分困惑,同时在公牍写作理论界也有不少专家学者对此举行探讨,提出这样或者那样的解决措施和措施,但往往都不尽如人意,甚至也不能做到自圆其说。那么,究竟怎样加以简化呢?我们认为,解决的措施通常是:其一,压缩介词“关于”,亦即在整个标题中只使用一个介词“关于”。

这个介词“关于”既可能泛起在“批转”“转发”字样的前面,也可以泛起在“批转”“转发”字样的后面,详细位置应视被批转、转发的工具而定,也就是说,如果被批转、转发的原文标题中已经带有介词“关于”,则前面就要省略;如果原文标题中不带介词“关于”,则前面就要添加。就一般而论,被批转、转发的工具标题不带介词“关于”的,通常是法例、规章、事情要点、实施方案等文种。

《××市人民政府办公厅关于转发〈党政机关公牍处置惩罚事情条例〉的通知》,“条例”属于法例,其标题自己不带介词“关于”,则在前面就要添加;而像《×××关于批转﹤关于×××的通知>的通知》,被批转的原文标题中已经带有介词“关于”,则前面就应省略,即应改为《××批转关于×××的通知》,既省减了文字,又增强了批转语气。其二,省略中间环节。

不要层层转发或批转,而应直转即可。而且中间环节无论有几个,均应省略,以归浅易。

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值得注意的是,省略掉的中间环节,一定要在转文通知的正文部门做出交待,以免给人以突兀之感。其三,去掉书名号,但法例、规章名称除外。

这就是说,被批转、转发的工具如果是法例和规章,则要保留书名号,如果不是法例或者规章,则要坚决删掉书名号,其目的也是为了使公牍标题趋于简化。其四,压缩文种。

例如“××××关于转发×××关于×××的通知>的通知的通知》,此种形式的标题,其文种重叠,实属赘疣,应将原发文机关的文种名称删除,即写为“××××转发关于×××的通知”。这是指被批转、转发的工具均为“通知”的情况处置惩罚措施;但如果被批转、转发的工具不是通知,而是陈诉、请示、意见、方案等文种,则应保留。

例如《国务院批转民政部关于进一步增强生产救灾事情的陈诉的通知》等等即是。五、关于差别类型通知末端语的使用问题通知的写作,经常要在文尾处提出详细的贯彻执行的意见或要求。

要特别注意所提出的执行要求必须有针对性,即要联合当地区、本系统、本单元的实际情况,对所公布的通知事项以及被批转、转发文件的内容要求加以详细化,做到“有的放矢”。此类通知的“执行要求”部门通常使用的习习用语由“请遵照执行”“请认真贯彻执行”“请参照执行”“请认真贯彻落实”等等。详细如何使用,应视所发通知的内容而定。例如通知中的意见属于探索性的,且执法法式不够完备,需要下级机关边执行边修改的,则习习用语一般写为“请研究试行”;如果通知中的要求只是凭据一定地域的特点,或者批转下级机关的陈诉、有参考价值的意见或建议,或是应引起注意的问题,则习习用语一般写为“请参照执行”等等。

六、要特别注意分清通知公布的载体形式印发、公布性通知以及转文性通知,在外在体现形式上均需接纳复体行文的方式,即以通知文种作为“文件头”来载运相应的文种诸如向导讲话、事情总结、实施方案等等行文,但这种被载运的工具不是通知的附件,只是一种公牍的公布形式。因此,以往那种认为以“通知”作为主件,以其后的“总结”“讲话”“方案”“意见”等作为附件组成“主件——附件”的结构模式的看法是错误的,系对公牍花样国家尺度的误解。接纳复体行文方式,用来作为“文件头”的文种,上行文通常是“陈诉”,下行文则往往使用“下令(令)”或者“通知”。

例如《×××关于印发2018年事情总结的通知》,由于被载运的工具(即《2018年事情总结》)不属于通知的附件,因此,在通知正文末端处不能标注“附件:《×××2018年事情总结》”,应当直接将总结附在“文件头”(通知)之后,并与通知一起装订,组成一个整体。更多公牍写作技巧、遴选公牍写作范文、公牍写作经典语录,推荐学习公选王遴选网【公牍写作】栏目。


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